Sie haben einen Chatbot auf der Website, einen KI-Telefonassistenten in der Praxis, KI-generierte Motive in der Werbung oder eine Software, die Bewerbungen vorsortiert? Dann betrifft Sie die KI-Verordnung der EU – nicht nur OpenAI, Google oder Microsoft. Die gute Nachricht: Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen sind die Pflichten überschaubar, gut planbar und günstig umzusetzen, sobald klar ist, welche gelten und ab wann. Die schlechte: Einige gelten bereits seit Februar 2025, und die Transparenzpflichten sind seit August 2026 scharf geschaltet.
Dieser Leitfaden zeigt den vollständigen Zeitplan nach dem Digital Omnibus, ordnet typische Mittelstands-Anwendungen den Risikostufen zu, erklärt die Bußgelder und endet mit einem 30-Tage-Plan, den Sie ohne eigene Rechtsabteilung umsetzen können.
Die KI-Verordnung in einem Absatz
Die KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) reguliert KI nach Risiko. Eine kurze Liste von Praktiken ist schlicht verboten. Hochrisiko-Systeme – etwa in Personalauswahl, Kreditvergabe, Bildung oder kritischer Infrastruktur – unterliegen umfangreichen Pflichten. Systeme, die mit Menschen sprechen oder Inhalte erzeugen, haben Transparenzpflichten. Alles andere gilt als minimales Risiko und darf im Rahmen des allgemeinen Rechts, vor allem der DSGVO, frei genutzt werden. Im Juli 2026 hat die EU das Digital-Omnibus-Paket verabschiedet (Verordnung 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026). Es verschiebt die Hochrisiko-Fristen, lässt die Transparenzregeln aber unangetastet (Cooley, ActuIA).
Erste Frage: Sind Sie Anbieter oder Betreiber?
Fast jede Pflicht hängt an einer Rolle. Deshalb beginnt jede Prüfung hier.
- Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt (oder entwickeln lässt) und es unter eigenem Namen in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt – etwa OpenAI, ein SaaS-Anbieter für KI-Telefonassistenten oder ein Softwarehaus mit eigenem KI-Produkt.
- Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich nutzt – die Zahnarztpraxis mit KI-Rezeption, der Onlineshop mit Support-Bot, die Personalabteilung mit Screening-Tool.
Die meisten KMU sind Betreiber. Man kann aber unbemerkt zum Anbieter werden (Artikel 25): wenn man ein Hochrisiko-System unter eigenem Namen oder eigener Marke anbietet, es wesentlich verändert oder ein allgemeines Werkzeug für einen Hochrisiko-Zweck einsetzt – zum Beispiel einen Allzweck-Chatbot zur Rangfolge von Bewerbern umfunktioniert. Lassen Sie sich von einer Agentur einen individuellen KI-Agenten bauen, sollte der Vertrag klar regeln, wer welche Rolle übernimmt.
Der Zeitplan nach dem Digital Omnibus
| Datum | Was gilt | Was das für KMU bedeutet |
|---|---|---|
| 2. Feb. 2025 | Verbotene Praktiken (Art. 5), u. a. Emotionserkennung am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen; KI-Kompetenz (Art. 4, durch den Omnibus zu „Unterstützungsmaßnahmen“ abgeschwächt) | Emotionsanalysen von Beschäftigten abschalten; KI-Nutzer schulen |
| 2. Aug. 2025 | Pflichten für Anbieter von KI-Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck (GPAI) | Betrifft vor allem Ihre Modellanbieter – deren Dokumentation gehört in Ihre Verträge |
| 2. Aug. 2026 | Transparenz (Art. 50): Offenlegung von Chatbots und Voicebots, maschinenlesbare Kennzeichnung synthetischer Inhalte, Kennzeichnung von Deepfakes | Jeder kundennahe Bot und Voicebot muss sagen, dass er KI ist; Marketing muss realistische synthetische Medien kennzeichnen |
| 2. Dez. 2026 | Ende der Übergangsfrist für die Kennzeichnung bei generativen Systemen, die vor dem 2. Aug. 2026 auf den Markt kamen; neue Verbote (intime Deepfakes ohne Einwilligung, CSAM) | Nutzungsrichtlinie (AUP) anpassen; Wasserzeichen in Tools erwarten |
| 2. Dez. 2027 | Hochrisiko-Systeme nach Anhang III: Beschäftigung, Kredit, Bildung, grundlegende Dienste, Biometrie u. a. | Recruiting-Tools, Scoring- und Zulassungssysteme brauchen vollständige Betreiberkontrollen |
| 2. Aug. 2028 | Hochrisiko-KI in regulierten Produkten (Anhang I: Medizinprodukte, Maschinen, Fahrzeuge) | Relevant für Hersteller und Medizintechnik |
Quellen: ActuIA, AI Act Explorer, Jones Walker.
Das häufigste Missverständnis lautet: „Der AI Act wurde verschoben.“ Wurde er nicht. Verschoben wurden nur die Hochrisiko-Termine. Läuft heute ein Chatbot auf Ihrer Website, gilt seine Transparenzpflicht bereits.
Wo typische Anwendungen im Mittelstand landen
| Anwendung | Risikostufe | Kernpflicht | Gilt ab |
|---|---|---|---|
| Support-Bot auf Website oder WhatsApp | Transparenz | Hinweis, dass es sich um KI handelt | 2. Aug. 2026 |
| KI-Telefonassistent / Voicebot | Transparenz | Offenlegung bei der ersten Interaktion | 2. Aug. 2026 |
| KI-generierte Werbemotive, Avatare, Stimmklone | Transparenz (Deepfakes) | Sichtbare Kennzeichnung; Einwilligung realer Personen | 2. Aug. 2026 |
| Internes Wissenssystem (RAG) | Minimal | KI-Kompetenz, DSGVO | bereits |
| Rechnungs- und Belegauslesung | Minimal | DSGVO, menschliche Prüfung von Ausnahmen | bereits |
| Gesprächs-QA: Leitfadentreue und Ergebnis | Minimal | DSGVO; keine Emotionserkennung | bereits |
| Gesprächs-QA mit Emotionsanalyse der Mitarbeitenden | Verboten | Abschalten | seit 2. Feb. 2025 |
| Lebenslauf-Screening, Bewerber-Ranking, Interview-Scoring | Hochrisiko (Anhang III) | Betreiberpflichten, Art. 26 | 2. Dez. 2027 |
| Bonitätsbewertung von Verbrauchern | Hochrisiko (Anhang III) | Betreiberpflichten, Art. 26 und 27 | 2. Dez. 2027 |
Das ist eine Vereinfachung: Die genaue Einstufung hängt von der Zweckbestimmung ab. Nach Artikel 6 Abs. 3 können manche Anhang-III-Systeme aus der Hochrisiko-Stufe herausfallen, wenn sie nur eine eng begrenzte Verfahrensaufgabe erfüllen und eine Entscheidung nicht wesentlich beeinflussen. Diese Ausnahme muss allerdings geprüft und dokumentiert werden – annehmen reicht nicht.
Was bereits verboten ist
Artikel 5 gilt seit dem 2. Februar 2025. Die Liste ist kurz, aber absolut (Volltext):
- manipulative oder täuschende Techniken, die erheblichen Schaden verursachen;
- Ausnutzung von Schwächen aufgrund von Alter, Behinderung oder sozialer und wirtschaftlicher Lage;
- Social Scoring;
- Vorhersage von Straftaten allein auf Basis von Profiling oder Persönlichkeitsmerkmalen;
- ungezieltes Auslesen von Gesichtsbildern zum Aufbau von Erkennungsdatenbanken;
- biometrische Kategorisierung zur Ableitung sensibler Merkmale wie Religion oder sexueller Orientierung;
- Emotionserkennung am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen (Art. 5 Abs. 1 lit. f), außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen.
Über das letzte Verbot stolpern KMU tatsächlich. „Sentiment“-Dashboards, die bewerten, wie genervt oder motiviert Callcenter-Mitarbeitende klingen, sind in den USA ein verbreitetes Produkt. In der EU muss Qualitätssicherung bewerten, was gesagt und getan wurde – Leitfadentreue, Lösung des Anliegens, Pflichtformulierungen –, nicht, wie sich die Beschäftigten gefühlt haben.
Transparenz seit dem 2. August 2026
Artikel 50 ist die Pflicht, die heute die meisten KMU trifft (Text):
- Bots und Voicebots müssen Menschen spätestens bei der ersten Interaktion darüber informieren, dass sie mit KI interagieren – es sei denn, das ist aus dem Kontext offensichtlich.
- Anbieter generativer Tools müssen Ausgaben maschinenlesbar kennzeichnen. Der Verhaltenskodex zur Transparenz, den die Kommission als angemessen bestätigt hat, erwartet mindestens zwei Ebenen – etwa signierte Metadaten plus unsichtbares Wasserzeichen (Reed Smith).
- Betreiber, die Deepfakes veröffentlichen – realistische synthetische Bilder, Audio- oder Videoinhalte –, müssen diese sichtbar kennzeichnen. Laut den finalen Leitlinien der Kommission vom 20. Juli 2026 fällt Werbung in der Regel nicht unter die erleichterte Regelung für künstlerische oder satirische Werke (Faegre Drinker).
- Verstöße gegen die Transparenzpflichten kosten bis zu 15 Mio. € oder 3 % des weltweiten Umsatzes.
Formulierungen, Platzierung und Grenzfälle behandeln wir im Leitfaden zu Artikel 50. Wenn Ihre Agenten auch Kunden in den USA anrufen, lesen Sie rechtssichere KI-Anrufe: TCPA, AI Act und DSGVO.
Hochrisiko ab dem 2. Dezember 2027: Pflichten der Betreiber
Wer KI einsetzt, um Bewerbende vorzuauswählen, über Beförderungen zu entscheiden, Kreditwürdigkeit zu bewerten oder Prüfungsleistungen zu benoten, betreibt ein Hochrisiko-System. Die Hauptlast – Risikomanagement, technische Dokumentation, Konformitätsbewertung, CE-Kennzeichnung, Registrierung – trägt der Anbieter. Die Pflichten der Betreiber nach Artikel 26 sind trotzdem erheblich:
- Das System gemäß der Gebrauchsanweisung des Anbieters verwenden.
- Die menschliche Aufsicht Personen übertragen, die über Kompetenz, Schulung und Befugnis verfügen, das System zu übersteuern.
- Sicherstellen, dass die Eingabedaten unter Ihrer Kontrolle relevant und hinreichend repräsentativ sind.
- Den Betrieb überwachen und schwerwiegende Vorfälle und Risiken an Anbieter und Behörde melden.
- Automatisch erzeugte Protokolle mindestens sechs Monate aufbewahren.
- Beschäftigte und ihre Vertretungen informieren, bevor ein Hochrisiko-System am Arbeitsplatz eingesetzt wird.
- Betroffene informieren, dass Entscheidungen über sie von einem Hochrisiko-System getroffen oder unterstützt werden; sie haben ein Recht auf Erläuterung (Art. 86).
- Wo nötig eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach DSGVO durchführen und dafür die Informationen des Anbieters nutzen.
Öffentliche Stellen, private Unternehmen mit öffentlichen Dienstleistungen sowie Betreiber, die die Kreditwürdigkeit von Verbrauchern bewerten oder Lebens- und Krankenversicherungen bepreisen, müssen zusätzlich eine Grundrechte-Folgenabschätzung durchführen (Art. 27).
Recruiting ist der Hochrisiko-Bereich, dem KMU am häufigsten begegnen. Dass Workday den Recruiting-Assistenten Paradox mit 189 Millionen Bewerbergesprächen übernommen hat, zeigt, wie schnell sich diese Technik verbreitet (HR Executive). Die Details erklären wir in KI im Recruiting: Hochrisiko-Regeln und sicherer Einsatz.
Bußgelder und Aufsicht
- Verbotene Praktiken: bis zu 35 Mio. € oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes.
- Die meisten anderen Verstöße, einschließlich Transparenz- und Hochrisiko-Pflichten: bis zu 15 Mio. € oder 3 %.
- KMU und Start-ups: Es gilt jeweils der niedrigere der beiden Beträge (ActuIA).
Die Durchsetzung erfolgt national. In Deutschland liegt die Marktüberwachung bei der Bundesnetzagentur – auf Grundlage des KI-MIG, das seit dem 29. Juli 2026 gilt. Bußgelder sind aber nicht das einzige Risiko: Ein nicht konformer Bot kann von einer Plattform gesperrt, von einer Behörde beanstandet oder vom Einkauf eines Großkunden abgelehnt werden, lange bevor ein Bußgeldbescheid kommt.
Der 30-Tage-Plan
Woche 1 – Bestandsaufnahme. Erfassen Sie jedes KI-System im Einsatz: SaaS-Funktionen (KI im Helpdesk, CRM-Assistenten), individuelle Agenten und die Browser-Tools, die Mitarbeitende selbst bezahlen. Schatten-KI ist real: In den USA entfallen rund 27 % der Ausgaben für KI-Anwendungen auf Self-Service-Käufe, mit privaten Kreditkarten fast 40 % (Menlo Ventures). Notieren Sie je System: Zweck, Anbieter, verarbeitete Daten, betroffene Personen.
Woche 2 – Einstufen. Legen Sie für jedes System Ihre Rolle (Anbieter oder Betreiber) und die Risikostufe fest (verboten, Hochrisiko, Transparenz, minimal). Halten Sie die Begründung in zwei, drei Sätzen fest. Schalten Sie alles ab, was unter Artikel 5 fällt.
Woche 3 – Geltende Pflichten umsetzen. Ergänzen Sie Hinweistexte in Bots und Voicebots, Kennzeichnungen bei synthetischen Medien und aktualisieren Sie die Datenschutzerklärung. Prüfen Sie Lieferantenverträge: Sind maschinenlesbare Kennzeichnung, Zugriff auf Protokolle und Gebrauchsanweisungen geregelt?
Woche 4 – Menschen und Fahrplan. Führen Sie eine einstündige KI-Kompetenzschulung für alle durch, die KI nutzen, und bewahren Sie die Teilnehmerliste auf. Auch nachdem der Omnibus Artikel 4 abgeschwächt hat, ist dokumentierte Schulung Ihr bester Nachweis der Sorgfalt. Für jeden Hochrisiko-Kandidaten erstellen Sie einen Fahrplan bis Dezember 2027: Verantwortliche für die Aufsicht, Protokollierung, Information der Beschäftigten und des Betriebsrats, DSFA.
Alles kommt in einen Ordner: Bestandsaufnahme, Einstufungen, Hinweistexte, Schulungsnachweise, Lieferantenunterlagen. Dieser Ordner ist Ihre Antwort, wenn Kunden, Prüfer oder Behörden fragen, wie Sie mit KI umgehen.
Typische Fehler
- „Wir nutzen doch nur ChatGPT, der AI Act gilt für KI-Firmen.“ Wer KI beruflich einsetzt, ist Betreiber.
- Den Omnibus als allgemeine Verschiebung lesen. Die Transparenzpflichten gelten seit dem 2. August 2026.
- Verantwortung an den Anbieter abschieben. Ein konformes Tool, das zweckwidrig oder ohne Offenlegung eingesetzt wird, bleibt Ihr Problem.
- „Emotions-KI“ in der Gesprächsanalyse behalten. Am Arbeitsplatz seit Februar 2025 verboten.
- Keine Bestandsaufnahme. Was nicht erfasst ist, kann nicht eingestuft werden.
- AI Act und DSGVO getrennt behandeln. In der Praxis braucht dasselbe System beides: DSFA, Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschfristen. Mehr dazu in DSGVO für KI-Chatbots.
Compliance als Wettbewerbsvorteil
Deutsche Unternehmen sind vorsichtig. Unter den Firmen, die bereits KI nutzen, nennen 66 % Datenschutzanforderungen und 56 % rechtliche Unsicherheit als Hemmnisse (Bitkom). EU-weit nutzten 2025 nur 17 % der kleinen Unternehmen KI, gegenüber 55 % der großen (Eurostat). Wer eine saubere Bestandsaufnahme, fertige Hinweistexte und eine Lieferantenakte vorzeigen kann, räumt die wichtigsten Einwände aus, bevor der Einkauf sie überhaupt stellt – und verkürzt so auch den Vertrieb eigener KI-gestützter Leistungen.
Fazit
Für die meisten KMU läuft die KI-Verordnung auf vier Gewohnheiten hinaus: verbotene Praktiken meiden, Menschen sagen, wenn sie mit einer Maschine sprechen, realistische synthetische Medien kennzeichnen und – wer KI in Recruiting, Kreditvergabe oder Bildung einsetzt – bis Dezember 2027 sauber vorbereiten. Dafür braucht es keine Compliance-Abteilung, sondern eine Bestandsaufnahme, einige klare Texte und die Disziplin, Entscheidungen zu dokumentieren.
Lotus Libre entwickelt KI-Agenten und kontrollierte KI-Systeme, in die Offenlegung, Protokollierung und Hosting in der EU von Anfang an eingebaut sind. Sie möchten wissen, wo Ihre heutigen Tools im Zeitplan stehen? Buchen Sie ein kostenloses 15-Minuten-Audit – wir ordnen Ihre Systeme ein und sagen Ihnen, ob und wo Handlungsbedarf besteht.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Für Entscheidungen in Ihrem konkreten Fall wenden Sie sich an eine qualifizierte Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.